タイムマネジメントと最近よく言葉を聞きますが、タイムマネジメントとは単純に時間管理の事なのですが、具体的には、時間管理＝成果管理なのです。
なぜ？時間を管理しなくてはいけないのかを考えてみてください。何か（目標）を成し遂げたいために必要なのが時間です。ただ、時間は有限です。
その時間を有効利用して、目標を達成させて成果を上げたいのではないでしょうか。
では、その成果を上げて目標を達成させるために大事なことがあります。それはたった２つの事です。
- 一つに集中すること
- 急がないこと
時間をうまく使い成果を上げることと、真逆のことを言っているように思いますが、実際はこの２つがとても大事なことになるので詳しく説明していきます。
目標を達成させるために大事なこと
一つに集中すること
イメージとしては、マルチタスクでバリバリやった方が結果が出せるのではないかと思うでしょうが実際は違います。
一つの事を集中してやった方が、成果が出せているのだそうです。
あなたも経験があると思いますが、時間のかかる重要な仕事をするとき、その事だけを集中してやったほうが成果が出ていると思います。
ただ、そんな時にかぎって、どうでも良い話やトラブルで邪魔をされて集中できないことがあるのは良くあることですが・・・
急がないこと
時間管理だから、一つ一つの事に時間をかけず短時間でこなしたほうが、タイムパフォーマンスが良いと思うでしょうがこれも違います。
ほかの人に邪魔をされて時間が無くなり、同時にほかの仕事をして思ったより成果をあげられなかったり、失敗した経験があるとおもいます。まじめな人は、ここで自分のふがいなさを悔やみ、自分をせめて負のスパイラルに入ってしまうそうです。
人間、そんなにいくつも同時にやっても、よい成果は出せないのです。
一つの事に集中してやった方が確実に成果が出せるのです。
※一つの事をやるために、あせらず全集中することが時間管理ができて成果もあげられるのです。
誰かの言葉で、勇気を出してゆっくり行けと言っている人もいましたが、結果が出る言葉でした。
私は出来事のあとに気づくのですが、あせった時には失敗することが多いです。
成果を上げる5つの習慣
こちらは、マネジメントの神様P・ドラッカーの5つの習慣を説明していきます。
- 何に自分の時間が取られているかを知る
- 外の世界に対する貢献に焦点を合わせる
- 強みを基盤にする
- 領域の集中
- 成果を上げるための意思決定を行う
何に自分の時間が取られているかを知る
なんでこんなに、時間が足りないのかなぁ～なんて思ったことありませんか？
うまく時間が使えていない、この状況確認が必要になってきます。記憶よりも記録が大事なのです。
- １日のスケジュールを確認して、時間を記録する
- 成果を上げていない時間（無駄な時間）を洗い出す
- その時間をまとめてみる
1日のスケジュールを書き出し、何に時間をとられているかを確認して、無駄に使っている時間を削っていく。そして、削れた部分を成果の上がる（重要な）仕事に使えば効率も上がっていきます。
外の世界に対する貢献に焦点を合わせる
周りへの貢献意識を持つことにより、目の前の仕事だけにとらわれるのではなく、自分が果たすべき貢献に目を向けられるようになっていきます。
先ほどの時間の使い方を確認したことで、まとめた時間をより多くの成果を上げられる仕事に投入でききます。それにより、貢献意識が高まり大きな成果に意識を向けることができます。
強みを基盤にする
あなたの強みって何でしょうか？
自分の強みって、言われても”私の強みは○○です”って声を大にして言える人、そんなにいないと思います。強みとは得意なことになりますが、得意であっても成果が上げられないといけません。ですから、強みとは得意なことで成果を上げられることにあります。
現時点で、得意なことで成果をあげられている事であっても、数年後には成果をあげられていないこともあるので、強みはアップデートしていかなければなりません。
要するに、強みであっても成果を上げられなくてはならないし、アップデートも必要であり、しかも、主体性をもって行動・判断をしていかなければならないのです。
領域の集中
同時に複数のことは出来ないので、マルチタスクをやめてシングルタスクにすることです。
しかし、私は同時にできますって方いると思いますが、絶対に失敗出来ない重要度が高いしごとで時間がかかるものはどうしても、一つの仕事に集中してやらないと出来ません。
なんでも大切なことは、一つに絞り全集中でやりきるしかないのです。
成果を上げるための意思決定を行う
重要なことを決めることを意思決定と言います。
会社のトップが需要なことを判断することと思われがちでしょうが、意思決定とはこれから進む方向を決めること、つまり、あなたの行動の進む方向を判断することになります。
意思決定は、プレッシャーを感じているときは”究極の選択”くらいの内容に思えてきますが、いちど深呼吸をしていくつかある選択肢を消去法で決めていくのが良いです。
具体的な方法（テクニック）
目標設定
SMARTゴールを設定します。SMARTとは、具体的（Specific）、測定可能（Measurable）、達成可能（Achievable）、関連性のある（Relevant）、期限付き（Time-bound）の略です。
成果を出せない人（成功できない人）は、この目標設定の詰めが甘く失敗をしてしまう事が多いのです。具体的に、最終目標を最終目標にしてしまう事が多く、挫折してしまう。
優先順位付け
エイゼンハワー・マトリックスを使います。タスクを重要度と緊急度に基づいて分類し、わかりやすく「やる」「予定を入れる」「任せる」「やらない」に分けます。
デイリープランニング
毎朝、今日一日の予定と時間割を決めて計画に従って行動します。
事前にわかる仕事と突発の仕事、他の人と共同でやる仕事を書き出し、先ほどのエイゼンハワーマトリックスを活用し優先度も決め書き出す。
タスク分解
大きなプロジェクトやタスクを小さなタスクに分解します。これにより、取り組みやすくなり、進捗状況も把握しやすくなります。
ポモドーロ・テクニック
タイマーを25分に設定しその間は集中して作業します。25分の作業が終わったら、5分間の休憩を取ります。このサイクルを4回繰り返したら、15-30分の長い休憩を取る方法です。
管理職になると、なかなかまとまった時間をとるのが大変だと思います。そこでこのポロドーモテクニックを使うと成果が出せますが、25分を4回やる間にだいたい他の人に邪魔をされます。
90分ルール
90分間の集中作業と20分間の休憩を繰り返す方法です。これは、人間の集中力が約90分間維持できるという研究に基づいています。
この90分間、誰にも邪魔をされずに作業が出来れば、かなりの成果が出せると確信出来ます。これは、自宅に戻り一人で仕事ができる環境でしかなかなか使えません。
フィードバックと評価
自己評価を行い、計画（P）がどれだけ実行し（D）成果を出せたかを確認（C）します。達成度を見直し次の計画（A）に生かす。
PDCAのサイクルに当てはめるとわかりやすいと思います。小さな積み重ねが実感できて励みになります。
テクノロジーの活用
カレンダーアプリやタスク管理アプリを利用して、タスクを視覚的に管理し、通知機能を使って重要なタスクや締め切りを忘れないようにします。
いままで、管理アプリなどを使う習慣がありませんでしたが、物忘れがひどすぎて思いついたときにメモアプリなどで記録を残しておくだけでも、忙しいあなたのマルチタスクが軽減されると思います。
まとめ
効率的なタイムマネジメントを行うことで、成果を最大化し、ストレス（タスクの無駄遣い）を減らすことができます。あなたに合う方法を取り入れて、日々の生活や仕事をより効果的に進めらるようになる事を願っています。
大切なことは、あせらずシングルタスクで一点に全集中して成果を上げてください。
基本的な考え方は同じですが、いろいろなテクニックをとりえれて自分が一番成果を出しやすい方法を見つけてください。
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