大人の分かりやすい文章の書き方

分かりやすい文章のスキルを伸ばすのは、とても実践的で価値のある取り組みです。
特に、論理的で分かりやすい文章を書けるようになると、仕事でもプライベートでも大いに役立ちます。

少し多いですが、6つのポイントを気にしながら書いていくと、伝わりやす文章が書けます。

以上のポイントを意識して文章を書くと、簡単に伝わりやすい文章を書くことができます。

では、細かく説明していきましょう。

簡単に伝わりやすい文章を書く

件名で大まかな内容が分かるように：メールを例として、当たり前と言えば当たり前なのですが、件名で何を伝えたいのかが分かれば、読む側が内容を受け入れる準備ができます。想像してください、メールを読む人はメールを読む環境が私と同じとは限りません。本も表紙（タイトル）で何のことについての本なのかが分かります。

結論を先に書いてできるだけ短く：単刀直入です。推理小説などではありません。仕事のメールを見てワクワクしたい人などいません。みんな忙しいので、何を伝えたいのかが先に、ハッキリ分かればそれで良いのです。それが本当のビジネスメールなのです。

ハッキリ言いきる：よく、相手に気をつかいすぎてどうしてよいのか？？分からないメールを見ます。これってやっていいのか？悪いのか？が文章から読み取れず、結局、お伺いを立てなくてはならないのでは、二度手間になります。

適度な読点と一文は50～60字で区切る：私もいまだにうまく書けませんが、読点は息継ぎの場所ではなく言葉の意味で区切るのが本当なのですが、息継ぎの場所で読点を入れてしまいがちです。読点の場所が的確な位置であっても、一文が長すぎると疲れるし意味を理解しづらい文章になってしまいますね。

相手（読み手）もわかる具体例を入れる：たとえば、読み手側も自分と同じ専門知識があり専門用語を使っても意味が通じるのであれば問題ありませんが、そうでない時は専門用語は避けてください。昔のテレビCMのように、聞いたことのない専門用語で話をすることは今ではご法度です。

想像しながら文を読みなおす：私のようにキーボードを打つのが遅いと、正しいと思って打った文章が誤字だらけで、修正しているうちに文章がおかしくなってくる事が多くなります。そのため、その文を読みながら文の通りに想像（イメージ）しながら読むとおかしなところが見つかります。

ほかにもここを押さえると・・・

意識すべきポイントとしていくつか挙げてみました。

この辺りも押さえておくと、とても伝わりやすい文章が書けると思います。

結構気持ちが形に出てしまい、やる気や伝える気がないときは文章にハッキリ出ます。（笑）

読者目線で文章を書く：会話でも同じですが相手のことを考えながら書くと伝わりやすい　自分本位で文章を書かない

相手が初心者と思い言葉をかみ砕いて書く：専門用語（知らない言葉）ばかりでは伝える気がないように思われ必要な文章であっても読む気がなくなってきます

前提情報を整理する：どうしても専門用語が必要なときは説明文を近くに書く気遣いも必要です

順序立てて説明する：一般的なのは5W1Hです　いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どのように

チェックリストを作る：どうしてもこれだけは伝えなければならない事をメモ書きしておき文章に盛り込めたらチェックを入れていく

箇条書きにする：伝えることがたくさんある時は箇条書きにして書くと、短く書けて伝わりやすい

ポイントを押さえない文（具体例文）

件名と内容が合わないメール

件名：【重要】来週の会議資料について

本文： お疲れ様です。 先日はランチにお付き合いいただきありがとうございました。 またぜひご一緒しましょう。 それでは、よろしくお願いいたします。

結論を先に書いてできるだけ短く

件名：今後のプロジェクト体制についてのご相談

本文：お疲れ様です。 いつもプロジェクト推進にご尽力いただき、誠にありがとうございます。特に先週のレビュー会議では、A社からのフィードバックに迅速に対応いただき、クライアントからも高評価をいただきました。改めて感謝申し上げます。

さて、現在のプロジェクト体制についてですが、当初の想定よりもタスクの複雑性が増しており、各メンバーの負荷も高まっている状況です。特にBパートの進行においては、要件の追加や仕様変更が頻発しており、現行の体制では対応が難しい場面も見受けられます。

また、他チームとの連携においても、情報共有のタイミングや責任範囲の明確化といった点で、いくつかの課題が浮き彫りになってきました。これらの点を踏まえ、今後の進行においては、より柔軟かつ効率的な体制の再構築が求められると感じております。

つきましては、来週の定例ミーティングにて、プロジェクト体制の見直しについてご相談させていただければと考えております。具体的には、Bパートにもう1名アサインいただくことを提案したいと思っております。

ハッキリ言いきる

件名：今後の進め方についてのご相談

本文：〇〇株式会社 △△部　□□様

いつも大変お世話になっております。株式会社ABCの出井でございます。 日頃より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

さて、現在進行中のプロジェクトに関しまして、いくつか確認させていただきたい点が出てまいりました。もちろん、貴社におかれましてもご多忙の折とは存じますので、あくまでお時間の許す範囲で構いませんが、今後の進行にあたり、何かしらのご意見やご助言などを頂戴できればと考えております。

また、こちらでも引き続き検討を進めてまいりますが、もし何かお気づきの点などございましたら、差し支えない範囲でご教示いただけますと幸いです。 もちろん、急を要するものではございませんので、ご都合のよろしいタイミングで結構です。

何卒よろしくお願い申し上げます。

説明文の文章力を向上させるポイント

件名：新商品のご案内

本文：本製品は、さまざまなシーンにおいて幅広くご活用いただける、多機能かつ柔軟性の高いアイテムです。ユーザーの多様なニーズに応える設計となっており、従来の枠にとらわれない新しい価値を提供します。日常的な使用はもちろん、特別な場面でもその真価を発揮し、使う人それぞれのスタイルに自然と馴染みます。

適度な読点と一文は50～60字で区切る

件名：資料送付のお願い

株式会社〇〇 営業部　□□様

いつも大変お世話になっております株式会社△△の〇山でございます先日はお忙しい中お打ち合わせのお時間をいただき誠にありがとうございました本日は先日ご相談させていただきました件につきまして関連資料をご送付いただけますと幸いですお手数をおかけいたしますがご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます

敬具

株式会社△△ 営業企画部　〇山

相手もわかる具体例を入れる

件名：今後の対応方針についてのご確認

本文：〇〇株式会社 営業部　□□様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の出井でございます。

現在進行中の案件に関しまして、今後の対応について社内で検討を進めておりますが、より円滑な進行を図るためには、貴社のご見解を踏まえた上での柔軟な調整が必要であると認識しております。

つきましては、今後の方向性についてご確認させていただきたく存じます。 ご多忙のところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

分かりやすい文章の書き方（実践）

分かりやすい文章を書くには、いろいろな方法があります。

その中でも、一般的で簡単な方法をいくつか紹介していきます。

おすすめ実践法

要約練習：ニュース記事やブログを読んで、「この内容を3行でまとめると？」と考える。
説明の書き換え：難しい概念を「小学生でも分かるように説明する」といった視点で書き直す。
第三者に読んでもらう：書いた文章を誰かに読んでもらい、分かりやすさを評価してもらう。

優しい文で誤解のない伝え方のポイント

・「断定」ではなく「提案」や「希望」の形にする

・「共感」や「理解」を先に置く

・「私は〜と思います」で主観を明示する

・語尾を少し和らげる

・「目的」や「意図」を添える

技の数々

シンプルな言葉を使う – 難しい単語や長い文章は避け、簡潔な表現を心がけましょう。
論理的な構成を意識する – 「起承転結」や「PREP法（Point-Reason-Example-Point）」などの構成を活用すると、論理的で分かりやすくなります。　5W1H

まとめ

耳で聞いたことを、文章に変換するのはとても難しい事です。

伝えたい内容を、よく理解していてもメールなどで複数の人に誤解されず、説明する文章はとても難しく、文章が長くなって当然です。しかし、細かく説明しなければ伝わらないが、長くすると読まれない文になってしまい本末転倒です。

そういう時は、複数人に伝えようとせず対象者を決めて、そのひとに正確に伝えるように書くことをお勧めします。相手の気持ちになって伝わる文章を書きましょう。

いろいろ試して、わかりやすい文章を書けるように頑張りましょう！